Steeds meer ondernemingen ontdekken de voordelen van factoring. Bent u nieuw in de wereld van factoring? U zult snel de voordelen ontdekken van deze vorm van werkkapitaalfinanciering. Het kan zeker een bijdrage leveren bij het oplossen van cash-flow problemen binnen uw bedrijf. Eigenlijk is factoring iets waar veel bedrijven – kleine of groot – gebruik van maken om contante voorschotten te krijgen op onbetaalde facturen. Er zijn bij factoring echter ook valkuilen, we bespreken hieronder 3 belangrijke.
Met factoring (of debiteuren financiering) zijn bedrijven in staat om onmiddellijk geld te ontvangen. Er hoeft niet 30, 60 of zelfs 90 dagen gewacht te worden. U kunt uw facturen tegen een kleine kleine korting aan een factor te verkopen.
Er zijn veel redenen waarom dit een goed idee kan zijn voor uw bedrijf. De belangrijkste reden is echter de cashflow. Bijvoorbeeld als u een seizoensgebonden bedrijf runt. Of wanneer uw klanten u uiteenlopende betalingstermijnen opleggen. Heeft u slechts een paar echt grote facturen het hele jaar door? Maar baart het u zorgen dat deze op tijd worden betaald? Snelle toegang tot dat kapitaal kan helpen om haperingen in uw dagelijkse operatie te voorkomen. Met Factoring kunt u sneller groeien dan anders het geval zou zijn!
Maar zoals bij elke financiering, zijn er zaken die uw aandacht moeten hebben voordat u bij het kruisje tekent. Dit zijn drie belangrijke valkuilen van de meest voorkomende ‘fouten’ bij factoring.
Factoring Fout 1 : U begrijpt niet waar u voor tekent.
In zijn algemeenheid is het nooit verstandig om een bindend document ondertekenen zonder er een goede blik op te werpen. Zorg daarom ook voordat u een factoring overeenkomst tekent dat u alle voorwaarden en details goed begrijpt.
Uw factoring overeenkomst is een juridisch document, en meestal geschreven in een formele juridische taal. En soms kan het best lastig zijn om zonder juridische onderlegging te begrijpen wat er staat. Wat is het belangrijkste waar u op moet letten? De voorwaarden in de factoring overeenkomst moeten overeenkomen met het voorstel dat u hebt ontvangen.
Vaak zijn boete clausules of voorwaardelijke vergoedingen bij bepaalde gebeurtenissen niet op een offerte voorstel gemeld. Bij het bekijken van de overeenkomst zijn juist dit de punten waar u goed moet opletten. Kijk naar alle kosten die de factormaatschappij u in rekening brengt en hoe deze worden berekend. Het is ook mogelijk dat u beperkingen aantreft in de factoring overeenkomst voor de soorten facturen die u mag indienen.
Met dit in gedachten, weet u dat u de factoringmaatschappijen en hun overeenkomsten kunt vergelijken. U kunt zo eenvoudig een factor kunt kiezen welke aansluit op uw behoeften en voorwaarden.
→ Lees het contract! Het zal niet alleen de voorwaarden van uw overeenkomst schetsen, maar ook eventuele vergoedingen en onvoorziene omstandigheden. Als u dat niet doet, kunt u mogelijk met een hogere rekening worden geconfronteerd dan u op voorhand had verwacht.
Factoring Fout 2: Laat de relaties met uw factor en klant niet verwateren
Een van de andere belangrijke valkuilen van factoring betreft de relatie en communicatie. Bij factoring gaat het om drie relaties: die tussen u en de factor; u en uw klant en ook uw klant en de factor. Die relaties moeten soepel verlopen.
U en de factor
U bent de eigenaar van het bedrijf. Dit betekent dat u dient te helpen om de factor (de financier) te verbinden met uw klant. Zijn of haar onbetaalde facturen probeert u immers om te zetten in werkkapitaal (liquide middelen).
Waarom? Omdat de factor wordt betaald door uw klanten, zullen zij de kwaliteit van de vorderingen moeten controleren tijdens het verificatie process. Bovendien moeten ze een contactpersoon aanwijzen die ze kunnen bereiken, wanneer een verlopen factuur dient te worden opgevolgd.
U en uw klant
U kunt ook klanten van streek maken als ze te veel tijd aan de factor moeten besteden. Wat dient u te doen? De beste oplossing is om uw klanten in een vroeg stadium te benaderen. Vertel hen dat ze een telefoontje van het factoring bedrijf kunnen verwachten. U factor kan hier overigens in faciliteren. Sommige factors werken met een zogenaamde debiteurenbrief. Dit is een voorbeeldbrief waar de verandering in facturatie en betaling wordt verduidelijkt wordt voor uw klant.
Als u de verantwoordelijke persoon van de crediteurenadministratie bij uw klant niet kent, vraag deze dan tijdig op. Dit contact is immers de persoon die het aanspreekpunt zal worden voor de factoringmaatschappij.
Uw klant en de factor
Vervolgens kunt u uw factor bereiken en de contactgegevens van de persoon met wie u gewoonlijk samenwerkt, delen. Zij controleren dan de zakenrelatie en de crediteur die de facturen kan verifiëren.
U kunt het beste alle relevante details over uw werkrelatie met die specifieke klant delen. Zo helpt u uw factor om efficiënter te werken en het proces soepel laten verlopen. Dit is voor zowel uw klant als de factor is een belangrijke stap in het opbouwen van een goede werkrelatie. Het kan zeker een bijdrage vormen om het factoring proces voor alle betrokkenen efficiënt te laten verlopen.
→ Communiceer! Goede relaties zijn van groot belang om uw factoring proces soepel te laten verlopen. Zorg voor een goede communicatie met uw klant en de factor, en help hen om hetzelfde te doen.
Factoring Fout 3: Niet tijdige boekhoudkundige verwerking
Een van de laatste belangrijke valkuilen van factoring betreft een voor de hand liggende: de administratie. Maak niet de grote fout om te wachten tot het te laat is om een correcte boekhoudkundige verwerking te volgen. U moet procedures hebben om de factoring voorschotten, -kosten, -betalingen en -reserves bij te houden. Dit kan u later veel tijd besparen, maar biedt u bovenal inzicht (en controle)
Met factoring krijgt u doorgaans een voorschot van 80% tot 90% van het totale factuurbedrag (inclusief btw). Zodra uw klant de factuur betaalt, zal de factor overgaan tot de betaling van het restgedeelte van de factuur. Dit wordt ook wel uw reserve genoemd. Hier worden de kosten die de factor rekent (factor fee) vanaf gehaald. De factor fee is doorgaans afhankelijk van hoe lang de factuur onbetaald blijft. Dit bepaald dus hoe lang een factor het factuurbedrag dient voor te financieren.
Met een efficiënt boekhoudkundige verwerking kunt u ook bijhouden hoeveel u aan factor fee betaalt. Maar u houdt ook bij hoe uw bedrijf er in z’n algemeen voor staat. Het kan een nachtmerrie zijn om alle kosten, voorschotten en vergoedingen op alle facturen naderhand te controleren. Wanneer u dan ook de fouten moet corrigeren bent u helemaal veel tijd kwijt.
Overleg daarom voordat u gaat factoren met uw accountant of boekhouder over hoe dit proces het beste kan worden geadministreerd. Hiermee houdt u de financiële gezondheid van uw bedrijf en uw factoring uitgaven goed in de gaten kunt houden.
→ Zorg ervoor dat uw boekhouding voorbereid is op factoring. Ook dient u de facturen (de factoring gerelateerde kosten, btw, voorschotten, betalingen en reserves) correct te administreren. Om een goede up-to-date administratie te verkrijgen is het zaak om je bank en boekhouding met elkaar te koppelen. Een goed voorbeeld is de Snelstart bankkoppeling van Bizcuit.
Nieuw met Factoring? Leer van de fouten van anderen.
Met Factoring kunt u kapitaal vrijmaken dat vastzit in uw onbetaalde facturen. Dit kan uw bedrijf helpen om korte termijn cashflow uitdagingen op te vangen. Het kan zelfs helpen om uw bedrijf versneld te laten groeien.
Veel bedrijven kiezen voor factoring. Ze maken het zich echter onnodig moeilijk door één of meer van deze factoring fouten te maken
Het niet doorlezen van de details van de factoring overeenkomst
Niet goed communiceren of een goede relatie opbouwen of onderhouden met de factor
Het niet (tijdig) correct boekhoudkundig administreren van factoring
Het vermijden van deze fouten kan u helpen om optimaal te profiteren van de voordelen die factoring u kan bieden.
