Werkkapitaal is het kapitaal dat een onderneming nodig heeft om haar dagelijkse operatie te bekostigen. Boekhoudkundig is het werkkapitaal het verschil tussen de kortlopende bezittingen en de kortlopende schulden. Het is van groot belang dat ondernemers actief bezig zijn om het werkkapitaal van de onderneming te optimaliseren. Zo kunnen de beste financiële resultaten behaald worden.
Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die het best op werkkapitaal sturen een hogere winst (ebidta) halen. Bovendien zijn er meer liquiditeiten uit operationele activiteiten halen. Wat het optimale niveau van werkkapitaal is verschilt sterk per onderneming. Veel bedrijven zullen door seizoensgebonden invloeden pieken in het benodigde werkkapitaal hebben.
Indien er te veel werkkapitaal in de onderneming zit, blijft er te veel geld op de plank liggen. Dit kan vervolgens niet gebruikt worden voor groei, investeringen of het behalen van meer rendement. Indien weinig werkkapitaal in de onderneming aanwezig is kan dit zorgen dat de onderneming niet haar normale dienstverlening kan uitvoeren. Er wordt dan sub optimaal gepresteerd. Als het tekort nijpend is kan het zelfs zijn dat de onderneming niet meer aan haar financiële verplichtingen kan voldoen.
Er zijn twee kernonderdelen binnen het werkkapitaal: de debiteuren- en crediteurenpositie. Bij veel MKB-ondernemingen zijn er grote verbeteringen te realiseren op deze twee posten van de balans. Door het optimaliseren van deze twee posten komt het ware potentieel van een bedrijf naar boven.
Processevaluatie
Alle componenten die zowel de debiteuren- en crediteuren post beïnvloeden dienen onder de loep te worden genomen. Hoe ziet het orderproces eruit? Hoe wordt er gefactureerd? Wanneer en hoe wordt er betaald? Alles dient grondig worden geanalyseerd, geëvalueerd en eventueel worden herzien om deze zo efficiënt mogelijk te krijgen. Als resultaat van een evaluatie zal er soms moeten worden geïnvesteerd in software om efficiënter voorraden aan te houden. Soms dient het facturatieproces op de schop te gaan. Ook kan het zijn dat er financieringen dienen te worden aangevraagd en-of aangepast om de werkkapitaalpositie te verbeteren.
Het Financieel Administratie proces binnen het bedrijf moet goed geolied zijn. Er dient gestuurd te worden op bepaalde indicatoren die van invloed zijn op het werkkapitaal. Wanneer een organisatie weinig aandacht heeft gehad deze indicatoren kan een verandering een groot verschil maken in het werkkapitaal optimalisatie proces. Er zijn vaak direct aanzienlijke verbeteringen zichtbaar wanneer sturing op indicatoren zoals debiteuren- en crediteurentermijnen worden ingebed in de cultuur van een bedrijf.
Bedrijfscultuur
Succesverhalen op het gebied van cultuuromslag binnen een organisatie komen vaak tot stand door het stellen van heldere meetbare doelen. Daarnaast moeten er mensen binnen het bedrijf aangewezen worden die de verantwoordelijkheid krijgen om deze doelen te realiseren. Hierbij dient voortgang periodiek worden gemeten zodat er ruimte is voor eventuele bijsturing.
Werkkapitaal management treft niet alleen bij de verantwoordelijken van financiële afdeling. Deze dienen gedragen te worden door de hele organisatie. Zo is een account manager het directe aanspreekpunt van de klant. Eventuele verandering op het gebied van van de verkoopvoorwaarden dienen proactief met de klant te worden besproken, zonder dat dit ten koste gaat van de relatie. Ook intern zal de account manager samenwerken dienen te werken met degene die belast is met het opstellen en of wijzigen van de algemene leveringsvoorwaarden. Deze processen hebben allen als doel de werkkapitaalpositie van het bedrijf te verbeteren.
Debiteuren
Debiteuren wil je het liefst zo snel mogelijk laten betalen. Je hebt immers al geld uitgeven voor het leveren van de dienst of product. Hanteer altijd een strak facturatie schema met duidelijke betalingstermijnen. Maak de betalingstermijn zo kort mogelijk, het liefst een week of twee. Doe vooraf een kredietcheck om een risico-inschatting te maken en pas je voorwaarden aan bij klanten met een hoger risico. Je kunt ook een kredietverzekering afsluiten op het debiteurenrisico te verkleinen.
Wij zien vaak dat ondernemers eens per maand of eens per twee weken alle facturen in een keer versturen. Wij adviseren om dit wekelijks op een vast moment te doen. Het versturen van een factuur direct na het leveren van de dienst of product is vaak inefficiënt. Wat overigens wel werkt is een geautomatiseerd proces waarbij de factuur automatisch wordt verstuurd direct nadat de dienst is afgerond.
Om de gelden die opgesloten zitten in de debiteuren sneller beschikbaar te maken zijn er meerdere oplossingen mogelijk. Allereerst kun je kijken of je de dunning processen goed zijn ingericht. Hier zijn doorgaans nog vaak verbeterpunten in te halen. Anderzijds kan een vorm van debiteuren financiering aanzienlijke voordelen te behalen. Niet alleen worden de uitstaande facturen direct betaald door de factor ook wordt het debiteurenbeheer overgenomen door een professioneel team. Ze weten vaak de gemiddelde betalingstermijn van facturen (de DSO) aanzienlijk te verlagen. Het is belangrijk om een goede factor partner te vinden die goed aansluit bij uw organisatie. Een goed startpunt is het vergelijken van verschillende factormaatschappijen.
Crediteuren
Voor crediteuren geldt dat het financieel vaak het beste is om deze zo laat mogelijk te betalen. Hoe langer de betaling kan wachten, des te langer blijft dit geld binnen het bedrijf. Onderhandel bij het aangaan van een contract over de betalingsvoorwaarden. Indien de betalingstermijn 14 dagen is, zorg dan ook dat de factuur betaald is op dag 14. En niet op dag 10. Stel daarom de uiterste betaaldatum als betalingsdatum in het bankpakket.
Zorg er wel voor dat het inkoopproces goed is geautomatiseerd. Je dient te voorkomen als ondernemer dat je boetes krijgt voor te late betalingen. Dit kan erbij inschieten omdat orders en facturen bijvoorbeeld nog niet zijn verwerkt. Indien je te laat betaald kan jouw rating bij kredietinformatiebureaus verslechteren. Hetgeen kan leiden tot een lagere kredietwaardigheid van de onderneming. Leveranciers kunnen vervolgens eisen dat goederen vooruitbetaald worden in plaats van op rekening. Dit is dus uiteindelijk nog veel slechter voor het werkkapitaal!
Vraag een leverancier altijd welke korting er verkregen kan worden als de factuur snel wordt betaald. Bereken vervolgens wat meer oplevert voor uw bedrijf: snel betalen met korting of zo laat mogelijk betalen. Er bestaan ook financiers die zich hebben gespecialiseerd in het financieren van leverancierskrediet.
Het is echter van belang om je leveranciers te blijven monitoren op hun performance. Het is aan te raden om de betalingsvoorwaarden periodiek te heronderhandelen. Vooral bij een stijgende afname, of het inpassen van een nieuwe leverancier is er vaak ruimte te creëren.
Concluderend
Het werkkapitaal is een belangrijk onderdeel waarin voor een bedrijf geld te besparen valt. Door een kritische blik te werpen op de crediteuren-, debiteurenpositie kan de werkkapitaalpositie aanzienlijk verbeterd worden. Voor sommige bedrijven geldt de voorraad en voorraadtermijn ook als belangrijk onderdeel. Een omslag als dit gaat vaak gepaard met een cultuuromslag binnen een bedrijf. Iedereen binnen het bedrijf zal zich moeten inzetten om zich de nieuwe richtlijnen en handelswijzen aan te leren.
Een bijkomend voordeel van een optimale werkkapitaalpositie is dat de onderneming meer waard wordt. Een optimale werkkapitaalpositie vergemakkelijkt een mogelijke verkoop in de toekomst en er kunnen betere verkoopvoorwaarden bedongen worden. Daarnaast draagt werkkapitaaloptimalisatie ook bij aan het verlagen van de financieringsbehoefte als er een nieuwe bedrijfsfinanciering nodig is. Dit verhoogt de kans op het verkrijgen van deze financiering tegen betere voorwaarden substantieel. Een verbetering van de debiteurentermijn met slechts 3 dagen kan al een substantiële verlaging van de financieringsbehoefte opleveren. Over dit onderwerp heb ik al eerder een blog geschreven, die je hier kunt vinden.
